О принятии Положения об организации личного приема граждан, порядка рассмотрения и ведения делопроизводства по обращениям граждан в местной администрации ВМО города Севастополя Верхнесадовский МО

О принятии Положения об организации личного приема граждан, порядка рассмотрения и ведения делопроизводства по обращениям граждан в местной администрации ВМО города Севастополя Верхнесадовский МО

ПРИЛОЖЕНИЕ  1
к постановлению Главы местной
администрации внутригородского
муниципального образования
города Севастополя Верхнесадовский
муниципальный округ 
№ 07-МА от 03 августа 2015г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об организации личного приема граждан, порядка рассмотрения и ведения делопроизводства по обращениям граждан в местной администрации внутригородского муниципального образования города Севастополя -  Верхнесадовский муниципальный округ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее положение разработано на основании Федерального Закона № 59 от 02.05.2006г. «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

1.2. Положение устанавливает общий порядок организации личного приема граждан, рассмотрения и ведения делопроизводства по устным и письменным обращениям граждан в местной администрации Верхнесадовского муниципального округа.

 ОБРАЩЕНИЕ ГРАЖДАНИНА (далее - обращение) - направленные в орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган местного самоуправления;

 ПРЕДЛОЖЕНИЕ - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономических и иных сфер деятельности государства и общества;

 ЗАЯВЛЕНИЕ - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

 ЖАЛОБА - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов других лиц.

 ХОДАТАЙСТВО - письменное обращение с просьбой о признании за лицами определенного статуса, прав или свобод.

  Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН

2.1. Личный прием граждан в местной администрации, ее структурных подразделениях проводится в рабочие дни.

2.2. Глава местной администрации, его заместитель ведут личный прием граждан согласно распоряжению, утвержденному главой, в течение всего рабочего времени. Информация о времени и месте проведения личных приемов главой местной администрации и его заместителем размещается в доступном для обозрения месте.

2.3. Прием граждан в местной администрации проводится в служебных кабинетах должностных лиц, осуществляющих данный прием.

2.4. Запись на прием к Главе местной администрации Верхнесадовского муниципального округа, а также его заместителю осуществляет главный специалист общего отдела, либо начальник общего отдела ежедневно с 8.00.ч. до 17.00.ч. (кроме обеденного времени, выходных и праздничных дней). При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность. Содержание устного обращения заносится в «КНИГУ РЕГИСТРАЦИИ ЛИЧНОГО ПРИЕМА И УЧЕТА УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН».  Во время приема устанавливается кратность устного обращения, при повторных обращениях ведущим личный прием в адрес общего отдела делается запрос о всех имеющихся в администрации материалах по этому заявителю (архивный материал и др.) Подобранные документы передаются главным специалистом общего отдела ведущему прием. Результат приема посетителей отмечается в книге регистрации личного приема и учета устных обращений граждан лично ведущим прием (либо начальником общего отдела).

2.5. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в книге регистрации личного приема и учета устных обращений граждан ведущим прием (либо начальником общего отдела). В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.6. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений граждан.

2.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

2.9. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов на прием в приемную граждан может быть приглашен начальник соответствующего подразделения или специалист (по договоренности).

2.10. Повторный приём Главой местной администрации Верхнесадовского муниципального округа и (или) его заместителем осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

Необходимость в повторном приёме определяется исходя из содержания ответа на предыдущее обращение по этому вопросу.

3. ПРАВИЛА ПРИЕМА И ОБРАБОТКИ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

3.1. Все поступающие в местную администрацию Верхнесадовского муниципального округа письменные обращения граждан принимаются и учитываются в общем отделе главным специалистом общего отдела. При приеме обращений проверяется правильность указанного адреса корреспонденции.

3.2. Правила обработки письменных обращений граждан:

- вскрываются конверты, проверяется наличие в них обращения, документов. Конверты к обращениям сохраняются только в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях;

- поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, фотографии, справки и другие приложения к письму) подкладываются впереди текста письма. О поступлении документов КНИГЕ УЧЕТА ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН делается запись и составляется Акт.

3.3. Акты составляются на письма:

- с вложенными в них денежными знаками, документами и ценными бумагами;

- в которых не обнаружено письменного вложения;

- в которых отсутствуют упоминаемые автором документы.

 Акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается и отправляется в архив.

3.4.  Конверты с надписью «лично» не вскрываются, а регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресатам лично.

3.5. Ошибочно доставленные письма пересылаются по назначению с обязательным сообщением заявителю.

3.6. Полученные письменные обращения граждан сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не регистрируются обращения граждан, в которых отсутствуют данные о заявителе (ФИО, адрес места жительства).

3.7. Поступившие в общий отдел, письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в книге учета письменных обращений граждан в день их поступления.

4. ВЕДЕНИЕ УЧЕТА УСТНЫХ И ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

4.1. Глава местной администрации учет устных обращений граждан нему ведет самостоятельно (либо с привлечением начальника общего отдела) в книге регистрации личного приема и учета устных обращений граждан. Указанная книга храниться у Главы местной администрации Верхнесадовского муниципального округа до момента списания ее в архив.

4.2. Заместитель главы местной администрации, учет устных обращений граждан ведет самостоятельно в книге регистрации личного приема и учета устных обращений граждан.

4.3. Учет письменных обращений граждан ведется главным специалистом общего отдела в книге учета письменных обращений граждан.

4.4. Регистрационный номер письменного обращения проставляется в первой графе книги учета письменных обращений граждан, а также в регистрационном штампе в правом нижнем углу письменного обращения. Входящий регистрационный номер письменного обращения состоит из порядкового номера поступившего обращения, буквы «П» и года обращения (например: 10 П /2015, где 10 - порядковый номер поступившего обращения, «П»- аббревиатура слова «письменное», 2015 – год поступления обращения).

4.5. Повторным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе книги учета указывается регистрационный номер первичного обращения. В правом верхнем углу повторных обращений делается отметка "ПОВТОРНО" и подбирается вся предшествующая переписка.

4.6. Все поступившие обращения после их регистрации представляются главе местной администрации на рассмотрение.

4.7. Обращения граждан, подлежащие рассмотрению в отделах местной администрации, направляются в эти подразделения с резолюцией главы местной администрации.

4.8. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от остального делопроизводства.

5. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ОБРАЩЕНИЙ.

5.1. Контроль за исполнением обращений граждан и ведение делопроизводства возлагается на общий отдел местной администрации. Он обязан обеспечить своевременное и полное рассмотрение обращений граждан и исполнение решений, принимаемых по ним.

5.2. Сроки рассмотрения обращений граждан и порядок их продления регулируются действующим законодательством.

5.3. Запрещается направлять обращения для их рассмотрения тем должностным лицам, чьи действия обжалуются в обращении.

5.4. Обращения граждан, поступившие общий отдел с поручением (резолюцией) главы администрации, его заместителя передаются под роспись исполнителям для принятия мер.

5.5. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, в соответствии с законодательством. Ответ на письменные обращения дается только в письменной форме.

5.6. Перед отправкой ответа заявителю или органу, направившему обращение для разрешения главный специалист общего отдела обязан проверить наличие всех страниц обращения и ответа на него, правильность оформления и адресования, наличие подписей, приложений (если таковые имеются), ссылки на номер и дату направленного в адрес администрации обращения, сделать соответствующие отметки об исполнении и направлении ответа заявителю в книге учета и только после этого отправить на почту.

5.7. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

5.8. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.9. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

5.10.  В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение должностному лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5.11. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава местной администрации Верхнесадовского муниципального округа либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в местную администрацию Верхнесадовского муниципального округа. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

5.12. Ответы на обращения граждан подписываются главой местной администрации.

5.13. Все обращения граждан берутся на контроль. Обращения граждан, на которые делаются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений принимается главой местной администрации. На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись: "В ДЕЛО".

5.15. Письменным ответам на письменные и устные обращения граждан перед отправкой заявителю присваиваются исходящие регистрационные номера и информация о них заносится в КНИГУ УЧЕТА ОТВЕТОВ НА ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН. Регистрационный номер ответа на обращение проставляется в первой графе «Книги учета ответов на обращения граждан», а также в левом верхнем углу ответа на обращение. Исходящий регистрационный номер ответа на обращение состоит из порядкового номера поступившего обращения, буквы «П» (письменное) либо «У» (устное), года обращения и порядкового номера ответа на обращение (например: 10 П /2015-1, где 10 - порядковый номер поступившего обращения, «П»- аббревиатура слова «письменное», 2015 – год поступления обращения, 1- порядковый номер ответа на обращение).

6. АНАЛИЗ И ОБОБЩЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

6.1. Материалы для анализа и обобщения обращений граждан готовит начальник общего отдела местной администрации и оформляет их в виде аналитических справок, которые представляются главе местной администрации ежегодно к 30 января.

6.2. Аналитические справки текущего характера оформляются по мере необходимости.

7. СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

7.1. Обращение гражданина (граждан) рассматривается в срок до одного месяца со дня его поступления.

7.2. Обращение граждан, не требующее изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно, но не позднее 15 календарных дней.

7.3. В тех случаях, когда для рассмотрения обращения гражданина (граждан) необходимо дополнительное время на изучение и разрешение поставленных вопросов, проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятия других мер, срок рассмотрения может быть в порядке исключения продлен главой местной администрации до одного месяца, с сообщением об этом обратившемуся в письменном виде в течение 3 рабочих дней.

8. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В РАБОТЕ.

8.1. Все обращения граждан должны быть возвращены после их разрешения в общий отдел местной администрации со всеми относящимися к ним материалами для централизованного формирования дела.

8.2. Письменные обращения граждан и копии документов, приложенных к обращениям, формируются в дело. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Неразрешенные обращения подшивать в дело запрещается.

8.3. Ответы на устные и письменные обращения граждан (первый экземпляр ответа направляется заявителю, второй направляется в общий отдел для формирования дела) и документы связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело.

8.4. Индексом дела является его номер в соответствии с номенклатурой дел.

8.5. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.

9. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ПРЕДЛОЖЕНИЯМ, ЗАЯВЛЕНИЯМ, ЖАЛОБАМ ГРАЖДАН

9.1. Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям, жалобам возлагается на начальника общего отдела  местной администрации.

9.2. Срок хранения документов по предложениям, заявлениям, жалобам граждан устанавливается, как правило, 5 лет. В отдельных случаях может быть принято решение об увеличении срока хранения наиболее ценных предложений граждан.

9.3. Дела, подлежащие постоянному, а также временному хранению (свыше 10 лет), передаются в архивный отдел местной администрации через три года после завершения делопроизводства по ним.