Решение VI сессии №06/27 "Об утверждении Положения о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и бланков внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ"

25.01.2016

Об утверждении Положения о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и бланков внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к решению Совета Верхнесадовского
муниципального округа
города Севастополя
№06/27 от 11 июня 2015г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и бланков Совета внутригородского муниципального образования Верхнесадовский муниципальный округ города Севастополя

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и бланков (далее - Положение) Совета внутригородского муниципального образования Верхнесадовский муниципальный округ города Севастополя (ВМО Верхнесадовский МО) разработано с учетом Гражданского кодекса Российской Федерации, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003г. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и иных нормативных правовых актов действующего законодательства Российской Федерации.

1.2. Положение устанавливает общие требования о порядке изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и бланков используемых в делопроизводстве ВМО Верхнесадовский МО.

1.3. Требования, предусмотренные данным Положением, являются обязательными для всех муниципальных служащих ВМО Верхнесадовский МО.

II. Основные термины и определения

2.1. Основные понятия, используемые в Положении:

Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Печати могут быть гербовые и простые;

Клише — элемент печати, штампа, содержащий зеркальное отображение оттиска печати, штампа;

Оттиск — изображение клише печати, штампа на бумаге;

Гербовая печать — печать круглой формы, в центре клише имеющая зеркальное отображение герба Верхнесадовского муниципального округа;

Простая печать — печать, используемая для засвидетельствования документов, исходящих от местной администрации (МА) Верхнесадовского МО;

Мастичная печать (мастичный штамп) — печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской;

Штамп — печать прямоугольной формы, служащая для производства оттиска на документах и содержащая текстуальную информацию, формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве;

Угловой (адресный) штамп – используется для выдачи справок и на документах без использования бланков - включает наименование учреждения, почтовый адрес, строки для указания нумерации и даты входящих и исходящих документов;

Регистрационный штамп – включает наименование учреждения, почтовый адрес и строки для указания нумерации и даты входящих и исходящих документов, устанавливает ответственность за документ, начало отсчета срока исполнения;

Штамп с реквизитами учреждения - небольшого размера, с рамкой, включает наименование учреждения, почтовый адрес;

Штампы с надписями внутри «НА ПОДПИСЬ», «КОНТРОЛЬ»;

Штемпельная краска — специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати, штампа;

Печатающий элемент — участок клише печати, штампа, воспринимающий штемпельную краску и передающий еѐ на бумагу;

Бланк – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки;

Заверенная копия документа — копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

Уничтожение печатей и штампов — полное разрушение их печатающего элемента и формы, не допускающее возможности их восстановления и использования

III. Виды печатей и штампов

3.1. Печати и штампы бывают следующих видов:

  - по формату клише печати и штампы – простые и наборные. Простые печати и штампы – это печати с неизменным клише. К наборным относятся печати и штампы, клише которых собрано из отдельных элементов (знаков и рисунков), которые можно заменить или перегруппировать;

  - автоматические - печати и штампы, совмещенные со штемпельной подушкой и оставляющие оттиск на бумаге после нажатия на подвижную часть печати;

  - по способу изготовления – изготовленные фотополимерным способом или методом лазерной гравировки.

 3.2. В Совете ВМО Верхнесадовский МО используются:

 - гербовая печать. Имеет форму круга с изображением в центре - герб ВМО Верхнесадовский МО города Севастополя, между внутренней и внешней окружностями: первая строка -  размещается надпись Совет Верхнесадовского муниципального округа города Севастополя, вторая строка – (сверху) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ, (снизу) ОГРН 1159204007820   ИНН 9203536146;

 - простая печать. Имеет форму круга с надписью в центре - герб ВМО Верхнесадовский МО города Севастополя, между внутренней и внешней окружностями: первая строка -  размещается надпись Местная администрация Верхнесадовского муниципального округа города Севастополя, вторая строка – (сверху) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ, (снизу) ОГРН 1159204020513   ИНН 9203538136;

 - угловой штамп. Угловой штамп ВМО Верхнесадовский МО должен содержать полное наименование ВМО Верхнесадовский МО в соответствии с учредительными документами, полный почтовый адрес, номер телефона, e-mail, возможен адрес сайта ВМО Верхнесадовский МО, а также указание в  угловом штампе ОГРН, ИНН/КПП. Обрамляется бортиком.

 - другие штампы содержащие надписи согласно установленным образцам.

3.3. Изготовление дубликата печати, штампа допускается только в случае ее утраты или износа по решению Совета ВМО Верхнесадовский МО.

IV. Использование гербовой печати, простой печати, штампов

2.1. Печать с изображением герба внутригородского муниципального образования Верхнесадовский муниципальный округ  города Севастополя используется Советом ВМО Верхнесадовский МО   в случаях указанных в Приложении № 1.

2.2. Простая печать применяется для документооборота в работе местной администрации ВМО Верхнесадовский МО.

2.3. Оттиск печати, проставляемый на документах, должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

2.4. На документах финансового характера, оттиск печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

2.5. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

2.6. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.

2.7. Угловой штамп используется на документах, оформленных без использования бланков.

V. Порядок изготовления, учета, выдачи (сдачи) печатей, штампов и обеспечение их сохранности

5.1. Заявки на изготовление печатей оформляет председатель Совета ВМО Верхнесадовский МО.

5.2. Ответственность за учет, использование всех печатей и штампов возлагается на начальника отдела делопроизводства и документооборота. С этой целью все вновь изготовленные печати и штампы должны передаваться начальнику отдела делопроизводства и документооборота для обязательного их учета и проставления их оттиска в журнале учета печатей и штампов (Приложение № 3). Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя. Журнал хранится в несгораемом шкафу.

5.3. Начальник отдела делопроизводства и документооборота осуществляет учет и использование всех печатей и штампов самостоятельно с соблюдением требований настоящего Положения.

5.4. Передача печатей и штампов муниципальным служащим ВМО Верхнесадовский МО осуществляется начальником отдела делопроизводства и документооборота под роспись в журнале учета и выдачи печатей и штампов (Приложение № 4). Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя. Журнал хранится в несгораемом шкафу.

5.5. Передача печати другому лицу производится только по распоряжению председателя Совета ВМО Верхнесадовского МО г. Севастополя или лица исполняющего его обязанности.

5.6. Печати, штампы хранятся в сейфах, металлических шкафах, столах, закрывающихся на ключ, доступ к которым имеют лица, ответственные за их хранение и использование.

5.7. Наличие печатей, штампов, правильность их хранения и использования проверяется не реже одного раза в год экспертной комиссией, по результатам которой составляется акт.

  В акте проверки перечисляются все печати, штампы с указанием их количества согласно журналу учета печатей, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печати, штампов, нарушения порядка их хранения и использования.

5.8. При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи гербовых и простых печатей, штампов, а также незаконного их использования, проводится служебная проверка с привлечением к ответственности лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

VI. Порядок уничтожения печатей и штампов

6.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат уничтожению  и списанию с учета.

6.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается распоряжением председателя Совета ВМО Верхнесадовского МО г. Севастополя. В состав комиссии назначается не менее трех человек, которую возглавляет начальник отдела делопроизводства и документооборота, ответственный за учет печатей и штампов.

6.3. На  все  отобранные  к  уничтожению  печати  и  штампы  составляется  акт (Приложение № 5). Акт, с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет начальник отдела делопроизводства и документооборота, ответственный за учет печатей и штампов.

6.4. В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.

6.5. Комиссия проверяет наличие всех печатей (штампов), включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей (штампов) не могли оказаться какие-либо другие печати (штампы), не включенные в акт, или чтобы не были  опущены расхождения между записями в акте, самими печатями (штампами) и записями в книге учета печатей и штампов. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается Главой ВМО Верхнесадовский МО.

6.6. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.

6.7. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями.

6.8. Акты об уничтожении печатей (штампов) подшиваются в номенклатурное дело и хранятся в течение 3 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

VII. Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение в их использовании

7.1. Неправомерное использование печатей, равно как и использование печатей, не предусмотренных настоящим Положением, влечет за собой недействительность  документа  с  оттиском  такой  печати  и  регламентируется:

  - Кодексом Российской Федерации об административном правонарушении от 30.12.2001 № 195-ФЗ, статьи 19.11., 19.23.;

  - Уголовным кодексом Российской Федерации от 13.06.96 № 63-ФЗ, статьи 325, 327.

VIII. Использование бланков документов

8.1. В Совете ВМО Верхнесадовский МО  используются следующие виды бланков документов:

 - бланк решения Совета ВМО Верхнесадовский МО;

 - бланк письма Совета ВМО Верхнесадовский МО;

 - бланк постановления Главы муниципального образования – председателя Совета ВМО Верхнесадовский МО;

 - бланк распоряжения Главы муниципального образования – председателя Совета ВМО Верхнесадовский МО;

 - бланк депутатского обращения;

 - бланк депутатского запроса;

 - общий бланк Совета ВМО Верхнесадовский МО.

8.2. Общий бланк Совета ВМО Верхнесадовский МО используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. На общем бланке оформляют доверенности, справки и другие виды документов.

 Общий бланк включает в себя реквизиты:

 - наименование представительного органа – Совета ВМО Верхнесадовский МО;

 - почтовый адрес;

 - регистрационный номер документа;

 - дата документа;

 - телефон (факс) электронный адрес.

8.3. Бланк конкретного вида документа – решения Совета ВМО Верхнесадовский МО, постановления и распоряжения председателя Совета ВМО Верхнесадовский МО, включает в себя реквизиты:

 - наименование представительного органа –Совета ВМО Верхнесадовский МО;

 - наименование должности высшего должностного лица муниципального образования – председатель Совета ВМО Верхнесадовский МО;

 - наименование вида документа;

 - регистрационный номер документа;

 - дата документа.

8.4. Кроме того, в делопроизводстве Совета ВМО Верхнесадовский МО используются бланки других видов документов (командировочные удостоверения, листы согласования проектов документов, бланки депутатских запросов и обращений)

8.5. Ответственность за использование бланков документов в Совете ВМО Верхнесадовский МО возлагается на начальника отдела делопроизводства и документооборота и председателей ответственных комиссий.

8.6. Оформление бланков, порядок их учета, хранения, выдачи и уничтожения производится в соответствии с методическими рекомендациями по оформлению бланков органов местного самоуправления муниципальных образований Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Председатель Совета
Верхнесадовского муниципального округа                                                  В. А. Плеханов

Страница 2 - 2 из 4
Начало | Пред. | 1 2 3 4 | След. | Конец

Файл:  Загрузить