Решение XXX сессии №30/126 "Об обработке персональных данных в органах местного самоуправления внутригородского муниципального образования города Севастополя – Верхнесадовский муниципальный округ"

  Правила обработки данных в органах местного самоуправления внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ

Общие положения

Правила обработки персональных данных в органах местного самоуправления внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ (далее – ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО) устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

Обработка персональных данных в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО.

Обработка персональных данных осуществляется в целях реализации полномочий ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО по решению вопросов местного значения и отдельных государственных полномочий, переданных ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО законами города Севастополя.

Правила определяют политику ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Субъектами персональных данных являются:

• депутаты Совета Верхнесадовского муниципального округа;
• лица, замещающие муниципальные должности в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО;
• муниципальные служащие ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО;
• работники, осуществляющие техническое обеспечение деятельности ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО;
• граждане, претендующие на замещение вакантных должностей муниципальной службы;
• граждане и организации, обратившиеся в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, в том числе в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг.

Обработка персональных данных в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией трудовых отношений

Персональные данные субъектов персональных данных, указанных в пункте 1.5. настоящих Правил, обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в прохождении муниципальной службы, содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения работниками ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО должностных обязанностей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

В целях, указанных в пункте 2.1. настоящих Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных депутатов Совета Верхнесадовского муниципального округа, лиц, замещающих муниципальные должности в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, муниципальных служащих ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей муниципальной службы:

• фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);

• число, месяц, год рождения;

• место рождения;

• сведения о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);

• вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование органа, выдавшего его;

• адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

• номер контактного телефона или сведения о других способах связи;

• реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

• идентификационный номер налогоплательщика;

• реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

• реквизиты свидетельства государственной регистрации актов гражданского состояния;

• сведения о социальном положении;

• сведения о семейном положении, составе семьи и о близких родственниках (в том числе бывших);

• сведения о трудовой деятельности;

• сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;

• сведения об образовании (когда и какие образовательные, научные и иные организации окончил, номера документов об образовании, направление подготовки или специальность по документу об образовании, квалификация);

• сведения об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

• сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

• иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 2.1. Правил.

Обработка персональных данных субъектов персональных данных в связи с реализацией трудовых отношений осуществляется специалистом, уполномоченным правовым актом соответствующего ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО на осуществление обработки персональных данных, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных в связи с реализацией трудовых отношений осуществляется путем:

1) непосредственного получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, анкета, иные документы);

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

5) внесения персональных данных в информационные системы.

В случае возникновения необходимости получения персональных данных субъектов персональных данных в связи с реализацией трудовых отношений у третьей стороны следует известить их об этом заранее, получить письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа дать письменное согласие на их получение.

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу лиц, замещающих муниципальные должности в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, муниципальных служащих ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей муниципальной службы, персональные данные, не предусмотренные пунктом 2.2. настоящих Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

При сборе персональных данных уполномоченное лицо, указанное в пункте 2.3. настоящих Правил, осуществляющее сбор (получение) персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Условия и порядок обработки персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных или муниципальных услуг и осуществлением муниципальных функций

Обработка персональных данных граждан и организаций, обратившихся в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, осуществляется в том числе в целях предоставления государственных или муниципальных услуг и осуществления муниципальных функций.

Персональные данные граждан, обратившихся в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.

При рассмотрении обращений граждан и организаций подлежат обработке их следующие персональные данные:

1) фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

2) почтовый адрес;

3) адрес электронной почты;

4) указанный в обращении контактный телефон;

5) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема граждан или в процессе рассмотрения обращения.

Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных или муниципальных услуг и осуществлением муниципальных функций, осуществляется с предварительного согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации, когда допускается обработка персональных данных без согласия гражданина.

Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных или муниципальных услуг и осуществлением муниципальных функций, осуществляется структурными подразделениями ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО или должностными лицами, ответственными за предоставление соответствующих государственных или муниципальных услуг и (или) осуществление муниципальных функций, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных или муниципальных услуг и осуществлением муниципальных функций, осуществляется непосредственно от субъектов персональных данных путем:

1) получения подлинников документов, необходимых для предоставления государственных и муниципальных услуг или реализации вопросов местного значения, в том числе заявления;

2) заверения необходимых копий документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) внесения персональных данных в информационные системы ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО.

При обработке персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных или муниципальных услуг и осуществлением муниципальных функций, запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При сборе персональных данных муниципальный служащий структурного подразделения ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, предоставляющего государственные или муниципальные услуги и исполняющий муниципальные функции, осуществляющий получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных или в связи с реализацией вопросов местного значения, обязан разъяснить субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных субъектов персональных данных (заявителей), необходимых в связи с предоставлением государственных или муниципальных услуг и осуществлением муниципальных функций осуществляется в случаях и порядке, предусмотренных федеральными законами.

Работа с обезличенными данными

Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Обезличивание персональных данных может быть проведено с целью ведения статистического учета и отчетности, снижения ущерба от разглашения персональных данных, снижения уровня защищенности автоматизированных информационных систем, если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации.

Обезличивание персональных данных осуществляется в соответствии с приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных».

Обезличенные персональные данные не подлежат разглашению.

Обезличенные персональные данные могут обрабатываться с использованием и без использования средств автоматизации.

Сроки обработки и хранения персональных данных

В соответствии с законодательством Российской Федерации определяются и устанавливаются сроки обработки и хранения персональных данных лиц, замещающих муниципальные должности в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, муниципальных служащих ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей муниципальной службы.

Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО.

1) персональные данные, содержащиеся в распоряжениях по личному составу, в личных делах и личных карточках подлежат хранению в соответствующем структурном подразделении ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО в течение 50 лет в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

2) персональные данные, содержащиеся в документах граждан, претендующих на замещение вакантных должностей муниципальной службы в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО по конкурсу подлежат хранению в соответствующем структурном подразделении ОМСУ ВМО Верхнесадовский в течение 3 лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению;

3) персональные данные, содержащиеся в документах граждан, подлежат хранению в соответствующем структурном подразделении ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО в течение 5 лет.

Если сроки обработки и хранения персональных данных не установлены законодательством Российской Федерации, то обработка и хранение персональных данных категорий субъектов осуществляются не дольше, чем этого требуют цели их обработки и хранения.

Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО осуществляется систематический контроль за документами, содержащими персональные данные с истекшими сроками хранения, подлежащими уничтожению.

Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.

На основе предложений структурных подразделений ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

После утверждения и согласования экспертно-проверочной комиссией акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, документы, содержащие персональные данные, могут быть уничтожены.

Рассмотрение запросов субъектов персональных данныхили их представителей

Субъекты персональных данных имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных.

Субъекты персональных данных вправе требовать от ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО уточнения их персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

Информация, касающаяся обработки персональных данных, должна быть предоставлена субъекту персональных данных оператором в доступной форме, и в ней не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

Информация, касающаяся обработки персональных данных, предоставляется субъекту персональных данных или его представителю муниципальным служащим структурного подразделения ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, осуществляющего обработку соответствующих персональных данных, при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя, содержащего:

1) номер, серию документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, дату выдачи, наименование органа, выдавшего его;

2) информацию, подтверждающую участие субъекта персональных данных в правоотношениях с ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО (документ, подтверждающий прием документов на участие в конкурсе, документов, представляемых в целях предоставления государственных или муниципальных услуг и (или) исполнения муниципальных функций), либо информацию, иным образом подтверждающую факт обработки персональных данных в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО, заверенную подписью субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае, если информация, касающаяся обработки персональных данных, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных, субъект персональных данных вправе повторно обратиться в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО лично или направить повторный запрос в целях получения указанной информации и ознакомления с персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен законодательством Российской Федерации или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Субъект персональных данных вправе повторно обратиться в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО лично или направить повторный запрос в целях получения информации, касающейся обработки персональных данных, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в пункте 7.5. настоящих Правил, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в пункте 7.4. настоящих Правил, должен содержать обоснование направления повторного запроса.

ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным пунктами 7.5. и 7.6. настоящих Правил. Такой отказ должен быть мотивированным.

Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами.

Осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

Внутренний контроль соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных осуществляется в целях соблюдения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также реализации прав и законных интересов субъектов персональных данных.

В целях осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных в ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО организовывается проведение плановых и внеплановых проверок условий обработки персональных данных на предмет соответствия Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Внутренний контроль соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных осуществляется ответственным за организацию обработки персональных данных, назначенным соответствующим правовым актом ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО.

Плановые контрольные мероприятия проводятся не реже одного раза в три года. Внеплановые проверки проводятся на основании письменного заявления (обращения) о нарушениях правил обработки персональных данных.

В случае если лицо, назначенное ответственным за организацию проверки обработки персональных данных является прямо или косвенно заинтересованным в результатах проверки, такая проверка проводится иным лицом, назначенным Главой внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ. Лицо, получившее доступ к персональным данным субъектов персональных данных в ходе проведения проверки, обеспечивает конфиденциальность персональных данных субъектов персональных данных, не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные без согласия субъекта персональных данных.

Проведение внеплановой проверки организуется в течение пяти рабочих дней с момента поступления обращения. Срок проведения проверки не может превышать месяц со дня принятия решения о ее проведении.

Внутренний контроль соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных осуществляется в отношении:

• процессов сбора записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения, использования, передачи (распространения, предоставления, доступа), обезличивания, блокирования, удаления, уничтожения персональных данных;

• материальных носителей персональных данных;

• вычислительной техники;

• сроков обработки персональных данных;

• деятельности лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным;

• помещений, в которых осуществляется обработка и хранение персональных данных;

• осуществления контроля за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных.

Результаты проверок доводятся до сведения, соответствующего ОМСУ ВМО Верхнесадовский МО в течение пяти дней с момента окончания проверки.

В случае, если проверка проводилась на основании письменного заявления (обращения) о нарушениях правил обработки персональных данных, лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, либо иное лицо в случаях, предусмотренных пунктом 8.5. настоящих Правил, в течение пяти рабочих дней со дня окончания проверки дает письменный ответ заявителю по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов.

В случае выявления нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, ответственный за организацию обработки персональных данных, в срок, установленный статьей 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», принимает меры по устранению выявленных нарушений.

Порядок доступа в помещения, в которыхведется обработка персональных данных

Доступ в помещения, где хранятся и обрабатываются персональные данные, осуществляется в соответствии с Перечнем должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, утвержденным решением Совета Верхнесадовского муниципального округа.

- закрытием металлических шкафов и сейфов, где хранятся носители информации, содержащие персональные данные.

Нахождение в помещениях, в которых ведется обработка или хранение персональных данных возможно только в сопровождении должностных лиц, в соответствии с Перечнем, предусмотренным пунктом 9.1. настоящих Правил.

Для помещений, в которых хранятся и обрабатываются персональные данные, организуется режим обеспечения безопасности, при котором обеспечивается сохранность носителей информации, содержащих персональные данные, а также исключается возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц. Данный режим должен обеспечиваться в том числе:

- закрытием помещения, в том числе в рабочее время;

- закрытием металлических шкафов и сейфов, где хранятся носители информации, содержащие персональные данные.