Решение XL сессии №40/157 "Об утверждении Положения об экспертной комиссии и положения об архиве внутригородского муниципального образования города Севастополя - Верхнесадовский муниципальный округ"

Об утверждении Положения об экспертной комиссии и положения об архиве внутригородского муниципального образования города Севастополя - Верхнесадовский муниципальный округ

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к Решению Совета Верхнесадовского
муниципального округа
от 28.12.2018г. №40/157

Положение об архиве внутригородского муниципального образования города Севастополя – Верхнесадовский муниципальный округ

1. Общие положения

1. Положение об архиве ВМО Верхнесадовский МО города Севастополя (далее – Положение об архиве Совета и местной администрации) разработано в соответствии с  Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 (зарегистрировано в Минюсте России 15.08.2018 № 51895) и утверждено решением Совета Верхнесадовского муниципального округа города Севастополя, после согласования с ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя (далее - ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе).

2. Архив ВМО Верхнесадовский МО города Севастополя входит в состав местной администрации Верхнесадовского муниципального округа (далее - местная администрация) осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда города Севастополя, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности местной администрации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в Государственное казённое учреждение «Архив города Севастополя», источником комплектования которого выступает местная администрация.

Обязанности по организации работы Архива местной администрации возлагаются в установленном законом порядке Главой ВМО Верхнесадовский МО исполняющий полномочия председателя Совета, Главой местной администрации на ответственных за Архив Совета и местной администрации, с внесением соответствующих положений в должностные регламенты (инструкции).

3. Архив Совета и местной администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ  «Об архивном деле в Российской Федерации», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, законодательством города Севастополя в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами Совета и местной администрации Верхнесадовского муниципального округа.

2. Состав документов Архива ВМО Верхнесадовский МО

4. Архив Совета  местной администрации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Совета и местной администрации;

б) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива Совета и местной администрации;

в) фонд пользования (архива) (при наличии).

3. Задачи Архива ВМО Верхнесадовский МО

5. К задачам Архива ВМО Верхнесадовского МО относятся:

5.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II данного положения.

5.2. Комплектование Архива местной администрации документами, образовавшимися в деятельности Совета и местной администрации Верхнесадовского МО.

5.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве местной администрации

5.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве местной администрации.

5.5. Подготовка и своевременная передача документов Совета и местной администрации на постоянное хранение в Государственное казённое учреждение «Архив города Севастополя».

5.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях местной администрацией и своевременной передачей их в Архив местной администрации.

4. Функции Архива ВМО Верхнесадовский МО

6. Архив местной администрации осуществляет следующие функции:

6.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, образовавшихся в деятельности Совета и местной администрации, в соответствии с утвержденным графиком.

6.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве местной Администрации .

6.3. Представляет в Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве местной Администрации документов Архивного фонда города Севастополя и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив местной Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Совета и местной Администрации.

6.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование Экспертной комиссии ВМО Верхнесадовский МО описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе описи дел по личному составу;

г) на согласование ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главы ВМО Верхнесадовский МО исполняющему полномочия председателя Совета, Главе местной Администрации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе.

6.6. Организует передачу документов  Совета и местной администрации Верхнесадовского МО на постоянное хранение в Государственное казённое учреждение «Архив города Севастополя».

6.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве местной Администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда города Севастополя, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

6.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве местной Администрации.

6.9. Организует информирование руководства и сотрудников местной Администрации о составе и содержании документов Архива Совета и местной Администрации.

6.10. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

6.11. Ведет учет использования документов Архива Совета и местной Администрации .

6.12. Создает фонд пользования Архива Совета и местной Администрации и организует его использование.

6.13. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Совета и местной Администрации .

6.14. Участвует в разработке документов Совета и местной Администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

6.15. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства местной Администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и сотрудникам местной Администрации в подготовке документов к передаче в Архив местной Администрации.

5. Права Архива ВМО Верхнесадовский МО

7. Архив местной Администрации имеет право:

а) представлять Главе ВМО Верхнесадовский МО исполняющему полномочия председателя Совета, Главе местной Администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве местной Администрации;

б) запрашивать в структурных подразделениях местной Администрации сведения, необходимые для работы Архива местной Администрации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям местной Администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архива местной Администрации;

г) информировать структурные подразделения местной Администрации о необходимости передачи документов в Архив местной Администрации  в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе.